Vraag en antwoord over het dorpshuizenbeleid

EPA, DMJOP, onderhoud etc.

1. Is een DMJOP verplicht?
   Antw: Het DMJOP is geen verplichting maar wel een voorwaarde om in aanmerking te komen voor het onderhoudsfonds. Het betreft een subsidie, geen lening. Er wordt gekeken naar het eigen vermogen. De afdeling vastgoed van de gemeente gaat ook adviseren bij niet gemeenschappelijk vastgoed.
2. Wordt het DMJOP volledig vergoed?
   Antw: De kosten voor het opstellen van een DMJOP worden volledig vergoed. Het laten opstellen van het onderhoudsplan is de verantwoordelijkheid van het dorpshuis zelf. Bij de gemeente is wel advies in te winnen.
3. Wie maakt een DMJOP als de gemeente eigenaar is?
   Antw: Als de gemeente eigenaar van het gebouw is maakt de gemeente een onderhoudsplan.
4. Kunnen we alvast een DMJOP aanvragen en is er een lijst van bureaus die een DMJOP kunnen leveren? Moeten deze aan bepaalde voorwaarden voldoen?
   Antw: Als alles volgens planning verloopt, wordt het beleidsplan in de raadsvergadering van 19 april vastgesteld. Daarna kunnen we beginnen met werven van een extra vastgoedmedewerker. We adviseren om te wachten met de DMJOP en EPA totdat deze medewerker is aangesteld
5. Wat valt onder groot onderhoud?
   Antw:  Deze lijst is in het beleidsplan opgenomen.
6. Provincie doet ook advies over meerjarenonderhoud, waar moet je nu zijn?
   Antw: Het advies van de provincie kan als aanvulling dienen. Om voor de regelingen uit het dorpshuizenbeleid in aanmerking te komen, is een DMJOP en EPA waarbij gemeente Westerkwartier betrokken is, nodig. Momenteel zijn we met de provincie in gesprek om hier meer duidelijkheid over te verstrekken. Houdt u vooral onze website in de gaten.
7. We hebben zelf al gebruik gemaakt van advies provincie, maar begrijpen dat we nu nog een EPA nodig hebben als we uit onderhoudsfonds gemeente willen putten?
   Antw: Er is een EPA nodig om van het onderhoudsfonds gebruik te maken.
8. Hoe zit het met de veiligheid van de vrijwilligers bij de uitvoering van klein onderhoud.
   Antw: Voor klein onderhoud kan een dorpshuis geen aanvraag bij het onderhoudsfonds. Klein onderhoud hoeft niet persé door vrijwilligers gedaan te worden maar het dorpshuis is wel zelf verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren ervan.
9. Krijg je niet een opeenhoping van EPA’s waardoor meerdere dorpshuizen tegelijk met een subsidieaanvraag komen?
   Antw : Er zitten veel verschillen in de onderhoudsstaat van de dorpshuizen. We verwachten daarom niet alle aanvragen tegelijk. Als er wel een opeenhoping dreigt te ontstaan, kijken we wel naar de onderhoudsstaat van de dorpshuizen en starten daar waar dit het meest nodig is
10. Wordt er bij het toekennen van de onderhoudssubsidie gekeken naar wat je bij je oude gemeente voor onderhoud hebt gekregen?
    Antw: Daar wordt zeker naar gekeken. We beginnen niet helemaal op 0. Ook hier geldt weer dat dorpshuizen die dat het meeste nodig hebben voorrang krijgen. Dit zal binnenkort ook zo in de subsidievoorwaarden opgenomen worden.
11. Wat doe je met resterende budget als in een jaar niet alles opgaat?
    Antw: We hebben van te voren een inschatting gemaakt en gaan er vanuit dat we de dorpshuizen daar de komende jaren mee kunnen ondersteunen. In principe vloeit overgebleven budget terug naar de algemene middelen. Als we het jaar daarna vervolgens meer budget nodig hebben hoeft dat geen probleem te zijn en regelen we dat binnen onze begrotingscyclus. 
12. Hoe is de verdeling Klein, middel en groot als aanduiding voor een dorpshuis tot stand gekomen?
    Antw: De indeling groot/middelgroot/klein is op basis van m2 en functies. In het beleidsplan staat dit inmiddels toegelicht. De verschillende categorieën kennen verschillende maximale bedragen die je kunt aanvragen. Deze worden opgenomen in de betreffende subsidieregelingen .

Algemene informatie over DMJOP en EPA:

• Conditiemeting (NEN 2767)
• Informatie voor energie prestatie adviseurs

OZB

1. Kan de OZB subsidie dit jaar al aangevraagd worden?
   Antw: Onder voorwaarde dat de raad het beleid definitief vaststelt, kan er inderdaad dit jaar al compensatie voor de OZB ingediend worden. Let wel: De aanslag moet wel gewoon eerst betaald worden.
2. Geldt de vergoeding van OZB voor het eigenaren- of gebruikersdeel?
   Antw: beide, maar alleen voor maatschappelijke organisaties, niet voor bijv. Een huisarts

Exploitatie en commercieel

1. Als er in je dorp horeca zit word je geacht afspraken te maken over het houden van bijeenkomsten van persoonlijke aard in je dorpshuis. Maar wat als afspraken maken niet lukt?
   Antw: We houden ons dan aan de regels uit de APV en de landelijke regelgeving
2. Moeten bijvoorbeeld kerken en verzorgingstehuizen ook afspraken maken met de plaatselijke horeca bij het organiseren van evenementen?
   Antw: Het dorpshuizenbeleid concentreert zich op dorpshuizen en MFC’s. Kerken en verzorgingstehuizen vallen buiten dit beleid
3. Is er een voorbeeldovereenkomst om afspraken te maken met plaatselijke horeca?
   Antw: Hier gaat de gemeente naar op zoek.
4. Is het een bezwaar als een dorpshuis verpacht is?
   Antw: Wanneer een dorpshuis verpacht is, is dat geen bezwaar zolang de functie van dorpshuis duidelijk is.
5. Is het verplicht om kostendekkende huurprijzen en marktconforme consumptieprijzen te rekenen
   Antw: Er is geen verplichting voor de dorpshuizen om commerciële prijzen te rekenen. De exploitatie moet je wel rond zien te krijgen. Hier kijken we wel naar voordat we subsidies gaan verstrekken.
6. Heeft de gemeente een overzicht van de financiële consequenties van het dorpshuizenbeleid?
   Antw: De gemeente denkt dat met het uitgetrokken bedrag het bestaande netwerk van dorpshuizen in stand gehouden kan worden.
7. Gaat aanpassen subsidie en bestaande regelingen automatisch
   Antw: nee, we gaan eerst in gesprek 
8. Wat gebeurt er als er gehuurd wordt van een commerciële partij?
   Antw: Wanneer er gehuurd wordt van een commerciële partij is de eigenaar verantwoordelijk voor het verduurzamen. Als je huur hoger wordt vanwege de energiekosten, is er een noodregeling.
9. Wat is er nodig voor een exploitatiesubsidie?
   Antw: Voor het aanvragen van de exploitatiesubsidie is een exploitatieplan nodig, de gemeente kan ook daarbij ondersteunen. De exacte voorwaarden worden in de nog nader op te stellen subsidieregeling verduidelijkt.

Overige vragen

1. Wanneer gaat het dorpshuizenbeleid in?
   Antw: Het dorpshuizenbeleid gaat na de zomer in, streven is september (onder voorwaarde dat de raad het beleid definitief vaststelt).
2. Is dit dorpshuizen beleid dynamisch, kan het in de loop der tijd aangepast worden?
   Antw: Als het een jaar loopt moeten we evalueren hoe het geland is. Een tussenevaluatie zal begin 2025 plaatsvinden.
3. Wat betekent dat we eventueel voorliggende voorziening zijn voor WMO?
   Antw: Een buurthuiskamer staat het ontmoeten van een bepaalde doelgroep, meestal ouderen, centraal. Een buurthuiskamer is een voorziening die kan voorkomen dat ouderen een indicatie nodig hebben voor zwaardere zorg. Het maakt dat mensen een daginvulling hebben, dat eenzaamheid wordt voorkomen en dat er vroegtijdig gesignaleerd kan worden. Dit maakt dat we het als een voorliggende voorziening voor de Wmo zien. Verder is het een financieringskwestie. De gemeente gaat nog specifiek beleid ontwikkelen op buurthuiskamers en vergelijkbare initiatieven.
4. Worden de regelingen ingewikkeld aan te vragen?
   Antw: De formulieren voor de subsidie moeten eenvoudig in te vullen zijn
5. De vergoeding voor het gymlokaal niet omhoog gegaan ondanks dat de school inmiddels 2 uur extra gebruik maakt. Een verhoging van de vergoeding zou niet kunnen in de loop van het jaar. En er moet een brug vervangen worden, kan het dorpshuis een vergoeding voor de toestellen krijgen.
   Antw: . Deze vragen worden in de harmonisatie van het gymnastiekonderwijs meegenomen. Dit voorstel zal binnenkort vastgesteld worden. We kunnen alvast aangeven dat de controle en het onderhoud van gymtoestellen die nodig zijn voor het bewegingsonderwijs voor scholen (dus niet de specifieke toestellen die er zijn voor verenigingen) op kosten van de gemeente zullen komen. Een lijst met welke toestellen dit betreft zal na het vaststellen van de regeling gestuurd worden naar de dorpshuizen die het betreft.
6. Volgt er een evaluatie van het dorpshuizenbeleid?
   Antw: Ja er zal begin 2025 een (informele) tussenevaluatie plaatsvinden en in 2027 een uitgebreide evaluatie plaatsvinden hoe het dorpshuizenbeleid in de praktijk uitpakt
7. Heeft team leefbaarheid voldoende capaciteit heeft om alle vragen goed uit te kunnen zetten en terug te koppelen?
   Antw: . Ja dat is er. Er komt ook meer capaciteit vanuit de teams Vastgoed en grondzaken en Advies en Relaties.
8. Kan het onderscheid tussen een vereniging of stichting nog leiden tot problemen?
   Antw:  Nee, beide zijn zonder winstoogmerk. Dat is wat telt.
9. We hebben moeite vrijwilligers te vinden, wat kunnen we doen?
   Antw:  We realiseren ons dat het lastig kan zijn voldoende vrijwilligers te vinden en daar hebben we als gemeente niet direct een oplossing voor. Wel kunnen we, samen met Sociaal Werk De Schans met u meedenken.
10. Wat kan er gedaan worden aan waterbesparing?
    Antw: We juichen het nemen van besparende maatregelen op het gebruik van water toe. We laten het nemen van (mogelijke) maatregelen over aan de dorpshuisbesturen. Er is geen apart budget voor het nemen van waterbesparende maatregelen.
11. Is de regeling rond het terugvragen van de energiebelasting bekend bij alle dorpshuisbesturen?
    Antw: Buurt- en dorpshuizen komen vaak in aanmerking voor de teruggaaf energiebelasting, dit kan tot 5 jaar terug. Groninger Dorpen kan helpen bij de aanvraag. De regeling is bij de meeste dorpshuisbesturen bekend en er is in de informatiebijeenkomsten nogmaals op gewezen en opgenomen in de verslagen.
12. Van de compensatieregeling energie is nog niet veel aangevraagd. Er lijkt bij sommige besturen onduidelijkheid over de regeling te bestaan
    Antw: Vanuit de leefbaarheidsadviseurs is kortgeleden een mail naar de dorpshuisbesturen uitgegaan waarin de regeling nogmaals wordt uitgelegd. De besturen hoeven niet te wachten op de jaarafrekening