Onderzoeksvoorstel Rekenkamerbrief Inbreng van inwoners bij beleid

Aanleiding

In het onderzoeksprogramma van de Rekenkamer Westerkwartier is het thema het raadplegen of betrekken van inwoners als onderzoeksthema opgenomen. Het is in de rondgang langs de fracties een aantal keren genoemd, met als achtergrond dat de gemeente Westerkwartier de D van Dichtbij waar wil maken, maar ook omdat er veel nieuw beleid moet komen, waarvoor burgers worden geraadpleegd. De vraag daarbij is - wat gebeurt er eigenlijk met de inbreng van inwoners? Omdat het betrekken van inwoners of participatie zowel smal (een gerichte uitvraag) als breed (burgers betrekken bij beleid) kan worden opgevat, heeft de Rekenkamer vooronderzoek gedaan. In het vooronderzoek zijn het collegeakkoord, het uitvoeringsprogramma, de begroting en de perspectiefnota bestudeerd en is op de site van de gemeente naar informatie gezocht. Ook is er een gesprek gevoerd met de gemeentesecretaris en een strategisch adviseur. 

Achtergrondinformatie

Het betrekken van inwoners staat centraal in de programma’s 1 en 7 van de begroting van de gemeente Westerkwartier. Het gaat dan om het programma Dichtbij dat te maken heeft met de dienstverleningsvisie van de gemeente en het ‘dingen samen doen’. De gemeente geeft daaraan zowel vorm in het beleid als in de inrichting van de organisatie. Zo zijn de dorpen verdeeld over de wethouders, zijn er leefbaarheidsadviseurs en is er een Westerkwartierpanel dat regelmatig bij beleidsonderwerpen wordt bevraagd. 

In de stukken valt te lezen dat het dienstverleningsconcept er inmiddels ligt en dat de gemeentelijke organisatie het programma Dichtbij zelf heeft onderzocht en geëvalueerd. De raad is ook zeer betrokken bij dit thema. In de aanloop naar de herindeling was er een werkgroep burgerparticipatie en recent is er weer een werkgroep ingesteld. De raad heeft een initiatiefvoorstel ingediend om verder te werken aan de D uit DNA en er is inmiddels ook een raadswerkgroep Dichterbij ingesteld die op dit onderwerp ook actief zal meedenken. 

Tijdens het voorbereidend gesprek met de secretaris en adviseur is duidelijk geworden dat de gemeentelijke organisatie op dit moment aan de slag is met een beleidskader voor participatie. In een aantal design sprint sessies pakt de organisatie dit op, door eerst een beeld te krijgen van wat er allemaal wordt ingezet en daarna te komen tot een aantal uitgangspunten voor de Westerkwartierse aanpak, waarbij ook de inzichten uit de Groninger Aanpak worden meegenomen. De eerste indruk is dat er veel aan participatie wordt gedaan, maar dat het niet altijd duidelijk is wie verantwoordelijk is. De behoefte van medewerkers aan input van inwoners lijkt vaak de aanleiding te zijn. Ook lijkt er veel spraakverwarring over wat we precies bedoelen met participatie of inwoners betrekken. De organisatie werkt daarbij vanuit de brede definitie: het gaat om vormen van samenwerking waarbij je invloed op elkaar kunt uitoefenen. Daarbij gaat het niet alleen om inwoners, maar ook om kennisinstellingen/maatschappelijk partners. 

Context

In de context van dit onderzoek speelt dat er in maart 2022 verkiezingen zijn voor een nieuwe gemeenteraad. De nieuwe raad oriënteert zich opnieuw op de verhouding met inwoners en hoe aan het betrekken van inwoners en de D van DNA vorm wordt gegeven. 

Het is de bedoeling van de organisatie om aan het einde van deze raadsperiode een aantal inzichten klaar te hebben en die mee te kunnen geven aan de nieuwe raad, zich te positioneren, maar ook keuzes te kunnen maken in wat de organisatie nodig heeft om participatie goed vorm te kunnen geven (denk aan een platform).

Daarnaast is de gemeente verplicht om een Participatieverordening op te stellen, waarin ze aangeeft op welke manier en met welke instrumenten participatie wordt ingezet. 

Wil het onderzoek dat de Rekenkamer doet relevant zijn, dan dient het aan te sluiten bij het proces dat organisatie en raad op dit moment doorlopen. Dit vereist een korte doorlooptijd, nu dit thema aan de orde komt in het proces van de raadsverkiezingen en collegevorming.  

Doel van het onderzoek

Uit het voorgaande blijkt dat er rond het betrekken van inwoners en participatie op dit moment veel in beweging is in de organisatie. Het ordenen van wat het is en welke instrumenten worden ingezet pakt de organisatie al op. De organisatie bereidt de nieuwe raad ook voor het op kiezen van een positie als het gaat om participatie. Daarom wil de Rekenkamer voor dit onderzoek een beperkte insteek kiezen. Van een aantal doorlopen trajecten, die variëren in vorm en onderwerp, wil de Rekenkamer in beeld brengen wat de inbreng van inwoners in dat traject is geweest en op welke manier dit is verwerkt in beleid. Na de fase van beleidsvorming volgt de besluitvorming in de raad, een proces waarin de koers en inhoud aangepast kan worden. De vraag is dan - is daarbij ook door input van inwoners de besluitvorming aangepast en/of veranderd? 

De doelstelling is vooral om de raad te informeren over de opbrengst van wat bij inwoners is opgehaald in een aantal concrete trajecten, als aanvulling op de uitgangspunten en bespreekpunten die de organisatie aan de raad zal voorleggen. Nu zowel de oude als de nieuwe raad de informatie krijgt, ligt een informatieproduct meer voor de hand dan een uitgebreid rekenkamerrapport. De Rekenkamer kiest als rapportage dan ook voor een aantal factsheets als bijlage bij een Rekenkamerbrief.  

Het doel van het onderzoek is daarmee: de raad informeren over de wijze waarop de opbrengst van raadpleging in vijf concrete trajecten is verwerkt in beleid en in de besluitvorming over het beleid.

Onderzoeksvragen

De onderzoeksvraag voor dit onderzoek is: op welke wijze is de inbreng van inwoners opgehaald en verwerkt in beleid en besluitvorming over beleid? 

Voor ieder traject worden de volgende deelvragen beantwoord: 

1. Op welke manier is de input van inwoners opgehaald? 
2. Op welke wijze is de input van inwoners geanalyseerd tot een aantal gerichte aandachtspunten voor het beleid? 
3. Is de input van inwoners in het oorspronkelijke voorstel herkenbaar aanwezig en verwerkt? 
4. Op welke punten is het beleid in de fase van besluitvorming aangepast en betrof dat ook input van inwoners die in het voorstel is opgenomen?

Afbakening van het onderzoek

In verband met de korte doorlooptijd van het onderzoek (oplevering half maart), wordt het onderzoek beperkt tot maximaal vijf onderwerpen, waarbij variatie wordt aangebracht in domeinen en aanpak van de participatie. 

Het onderzoek is verder beperkt tot beleid van de nieuwe gemeente Westerkwartier. De lijst met te gebruiken onderwerpen wordt in samenspraak met de secretaris en adviseur opgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met de belastbaarheid van de ambtelijke organisatie in de periode van het onderzoek. Er is gekozen voor visies die door de raad zijn vastgesteld, verspreid over de verschillende beleidsterreinen:  

• begraafplaatsen 
• sportakkoord 
• visie hernieuwbare elektriciteit
• woonvisie 
• cultuurvisie

In dit onderzoek gaat het voornamelijk om het in beeld brengen van het feitelijk verloop van de participatie en de vertaling van de opbrengsten in beleid. Daarom wordt voor dit onderzoek geen normenkader gehanteerd - er wordt immers niets beoordeeld. De aanbevelingen aan de raad krijgen daarmee ook algemener karakter: tips voor de raad in het omgaan met opbrengsten van participatie. 

Onderzoeksaanpak

De aanpak van het onderzoek is ingericht op een korte doorlooptijd. Per traject wordt eenzelfde pakket aan instrumenten ingezet: 

1. Een interview met de medewerker die verantwoordelijk is voor het verwerken van de input van de inwoners 
2. Documentanalyse (over de werkwijze bij participatie, de resultaten van de participatie, de beleidsvoorstellen in eerste aanleg en het uiteindelijke beleid)
3. Een analyse van de besluitvorming (bestuderen van de vergaderstukken en het bekijken van de vergaderingen om de behandeling in de raad in beeld te brengen).

Als alle informatie is verzameld en geanalyseerd wordt per traject een factsheet/infographic opgeleverd. De inzichten die de Rekenkamer naar aanleiding van de verzamelde informatie heeft opgedaan worden in een Rekenkamerbrief aan de raad gestuurd. Daarbij wordt het bestuurlijk wederhoor is de norm van een gesprek met de portefeuillehouder georganiseerd, om zo de doorlooptijd te verkorten. 

Organisatie

De Rekenkamer is voornemens om het onderzoek zelfstandig uit te voeren, eventueel met ondersteuning als het gaat om de verslaglegging van de interviews en het vormgeven van de factsheets/infographics.