Evenement organiseren

Voldoet een evenement aan alle onderstaande regels? Dan is een melding genoeg. 

• maximaal 150 personen;
• tussen 7.00 en 23.00 uur;
• alleen muziek tussen 7.00 en 23.00 uur met maximaal 50 dB(A) op de gevel van geluidsgevoelige gebouwen;
• vormt geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
• uiterlijk 15 werkdagen voor het evenement is er een ‘melding klein evenement’ ingediend. 
   

Melding van een klein evenement

Doe de melding uiterlijk 15 werkdagen voordat u het kleine evenement organiseert. Een melding indienen is gratis.

Voldoet uw evenement niet aan de regels voor een klein evenement? Dan heeft u sowieso een evenementenvergunning nodig. Onderstaande evenementen hebben altijd een evenementenvergunning nodig:

• Kermis
• Evenement in een gebouw of op een terrein waar in het omgevingsplan niet de activiteit evenement aan is toegekend. Of waarbij de normale bedrijfsvoering anders is dan het houden van evenementen.
• Muziek op het terras
• Evenement in een leegstaand pand
• Vechtsportevenement of -gala
• Wielersportevenementen
• Recreatieve toertocht
   

Andere redenen waarom een evenementenvergunning nodig is, bijvoorbeeld voor:

• de veiligheid van bezoekers en deelnemers;
• de openbare orde;
• de bescherming van de omgeving;
• voor gezondheid en hygiëne;
• verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid;
• voor het naleven van de wet- en regelgeving;
• etcetera.

Een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning bestaat uit:

• aanvraagformulier voor een evenementenvergunning
• draaiboek inclusief veiligheidsplan. Deze moet voldoen aan de inhoud en indeling van ons gemeentelijk format. Wilt u het format in Word ontvangen? Stuur dan dit verzoek naar evenementen@westerkwartier.nl
• plattegrond dat voldoet aan de inhoud genoemd in het format draaiboek

Afhankelijk van het evenement kunnen we om aanvullende informatie vragen.

Evenementenvergunning aanvragen

Vraag een vergunning uiterlijk 14 weken voor het evenement aan.

Wij hebben een servicepakket met daarin verschillende documenten:

• Format draaiboek inclusief veiligheidsplan
  • Aparte bijlage: uitleg en tips bij het format
  • Aparte bijlage: welke gegevens invullen in het draaiboek
• Rapportage geneeskundige inzet
• Factsheets Veiligheidsregio Groningen – GHOR 
• Factsheets Veiligheidsregio Groningen – Brandweer 
• Factsheet Ontheffing artikel 35 Alcoholwet
• Factsheet Melding klein evenement
• Factsheet Aanmelding Evenementenkalender
• Factsheet Aanvraag Evenementenvergunning

Wilt u het servicepakket ontvangen?

Stuur een email naar evenementen@westerkwartier.nl.

De kosten voor het in behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning hangt af van de risico van het evenement. De kosten zijn:

• A-evenement: € 21,35
• B-evenement: € 53,55
• C-evenement: € 107,10

Soms heeft u naast de evenementenvergunningen nog meer ontheffingen of vergunningen nodig. Hieronder ziet u een overzicht van de mogelijke vergunningen.

Ontheffing artikel 35 Alcoholwet

Deze is nodig als u tijdelijk zwak-alcoholhoudende dranken gaat schenken.

Melding brandveilig gebruik gebouwen

In sommige gevallen moet een organisator een tijdelijke gebruiksmelding doen volgens het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) als het gebruik van een gebouw tijdens een evenement afwijkt van de reguliere situatie

Wat is een tijdelijke gebruiksmelding?

Een tijdelijke gebruiksmelding is bedoeld om de veiligheid van personen te waarborgen bij afwijkend gebruik van een gebouw. Dit geldt bijvoorbeeld als een gebouw tijdelijk door meer personen wordt gebruikt dan normaal, of als de gebruiksfunctie van een ruimte tijdelijk verandert (bijvoorbeeld een loods die wordt gebruikt als evenementlocatie).

Wanneer is een melding nodig?

Een melding is nodig als:

1. Het aantal personen in het gebouw tijdelijk hoger is dan normaal en/of;
2. De functie van het gebouw tijdelijk wijzigt (bijvoorbeeld van loods naar een zaal voor een evenement);
3. Het gebruik tijdelijke voorzieningen of wijzigingen met zich meebrengt, zoals brandveiligheidsmaatregelen, vluchtroutes, of inrichtingseisen.

Hoe doe je een gebruiksmelding?

De melding wordt ingediend via het Omgevingsloket. Houd hierbij rekening met een meldingsplichttermijn van minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement.

Voor een correcte melding zijn de volgende gegevens nodig:

• Een beschrijving van het evenement;
• Het verwachte aantal bezoekers;
• Een plattegrond met vluchtroutes;
• Een overzicht van tijdelijke voorzieningen, zoals brandblussers of andere veiligheidsmaatregelen.

Ontheffing Wegenverordening

Er is een ontheffing nodig als een evenement op provinciale of rijkswegen is. Een ontheffing voor het gebruik van provinciale wegen vraagt u aan bij de provincie Groningen. Een ontheffing voor het gebruik van Rijkswegen vraagt u aan bij Rijkswaterstaat. 

Ontheffing Vaarwegenverordening

Er kan een ontheffing nodig zijn als een evenement op provinciaal vaarwater is. Meer informatie leest u op de pagina vaarwegen vergunningen van Provincie Groningen.

Omgevingswet in relatie tot natuur

Provincies bepalen voor hun gebied wat wel en niet mag in de natuur. Dit bepalen zij via nationale en internationale regels. Is het evenement in de buitenlucht? Dan krijgt de organisator mogelijk te maken met de regels over de natuur. Deze regels staan in de Omgevingswet. Er mogen geen negatieve effecten worden toegebracht aan vogels en beschermde dieren en planten.

AERIUS-berekening

Dit is een stikstofberekening. Hiermee krijgt de organisator en de overheid inzicht op de stikstofdepositie. En dus ook of het acceptabel is of dat er maatregelen genomen moeten worden. De berekening maak je via de AERIUS Calculator. Een organisator mag dit zelf doen. Er is wel enige technische kennis voor nodig.

Quickscan van de natuur

Een ecologische quickscan brengt de aanwezigheid van plant- en diersoorten in het evenementengebied in kaart. Het achterhaalt ook of de activiteit de soorten beïnvloedt. De Flora en Fauna scan bestaat uit bureau- en veldonderzoek. Het bureauonderzoek laat zien welke beschermde dier- en plantsoorten mogelijk aanwezig zijn in het evenementengebied. Het veldonderzoek controleert of ze ook echt voorkomen. De conclusie van het flora en fauna onderzoek wordt vastgelegd in een rapportage. Een uitkomst kan zijn dat in het evenementengebied geen beschermde soorten voorkomen. Dan is aanvullend onderzoek niet noodzakelijk. Een Quickscan mag alleen worden uitgevoerd door een gecertificeerd ecologisch adviseur. 

• Algemene plaatselijke verordening gemeente Westerkwartier
• Evenementen- en geluidsnota gemeente Westerkwartier