Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren? Dan heeft u een evenementenvergunning nodig of een toestemming voor een klein evenement. Voorbeelden van evenementen zijn een braderie, kermis, optocht, festival of een straatbarbecue.

Waarom wil de gemeente weten of ik een evenement organiseer?

Dit is belangrijk voor de gemeente en de hulpdiensten om te weten. Daarbij gaat het om de veiligheid, de planning, de openbare orde en de bescherming van de omgeving. Sommige evenementen hebben weinig bezoekers en zijn kortdurend. Deze hebben geen impact op de openbare ruimte en -veiligheid. Dan is een melding genoeg. Andere evenementen hebben die impact wel, daar is een evenementenvergunning voor nodig.

Evenement aanmelden voor de evenementenkalender

De gemeente wil graag weten wanneer u een evenement organiseert. Meld uw evenement daarom aan voor de evenementenkalender.

Melding van een klein evenement

Voldoet een evenement aan alle onderstaande regels? Dan is een melding genoeg. 

  • maximaal 150 personen;
  • tussen 7.00 en 23.00 uur;
  • alleen muziek tussen 7.00 en 23.00 uur met maximaal 50 dB(A) op de gevel van geluidsgevoelige gebouwen;
  • vormt geen belemmering voor verkeer en hulpdiensten;
  • uiterlijk 15 werkdagen voor het evenement is er een ‘melding klein evenement’ ingediend. 
     

Melding van een klein evenement

Doe de melding uiterlijk 15 werkdagen voordat u het kleine evenement organiseert. Een melding indienen is gratis.

Heb ik een evenementenvergunning nodig?

Voldoet uw evenement niet aan de regels voor een klein evenement? Dan heeft u sowieso een evenementenvergunning nodig. Onderstaande evenementen hebben altijd een evenementenvergunning nodig:

  • Kermis
  • Evenement in een gebouw dat volgens het bestemmingsplan niet geschikt is voor evenementen. Of waarbij de normale bedrijfsvoering anders is dan het houden van evenementen
  • Muziek op het terras
  • Evenement in een leegstaand pand
  • Vechtsportevenement of -gala
  • Wielersportevenementen
  • Recreatieve toertocht
     

Andere redenen waarom een evenementenvergunning nodig is, bijvoorbeeld voor:

  • de veiligheid van bezoekers en deelnemers;
  • de openbare orde;
  • de bescherming van de omgeving;
  • voor gezondheid en hygiëne;
  • verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid;
  • voor het naleven van de wet- en regelgeving;
  • etcetera.

Wat is er nodig voor een volledige aanvraag?

Een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning bestaat uit:

  • aanvraagformulier voor een evenementenvergunning
  • draaiboek inclusief veiligheidsplan. Deze moet voldoen aan de inhoud en indeling van ons gemeentelijk format. Wilt u het format in Word ontvangen? Stuur dan dit verzoek naar evenementen@westerkwartier.nl
  • plattegrond dat voldoet aan de inhoud genoemd in het format draaiboek

Afhankelijk van het evenement kunnen we om aanvullende informatie vragen.

Evenementenvergunning aanvragen

Vraag een vergunning uiterlijk 14 weken voor het evenement aan.

Servicepakket voor organisatoren

Wij hebben een servicepakket met daarin verschillende documenten:


Wilt u het servicepakket ontvangen?

Stuur een email naar evenementen@westerkwartier.nl.

Wat zijn de kosten voor het aanvragen van een evenement?

De kosten voor het in behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning hangt af van de risico van het evenement. De kosten zijn:

  • A-evenement: € 21,35
  • B-evenement: € 53,55
  • C-evenement: € 107,10
     

Heeft u andere vergunningen of ontheffingen nodig?

Soms heeft u naast de evenementenvergunningen nog meer ontheffingen of vergunningen nodig. Hieronder ziet u een overzicht van de mogelijke vergunningen.

Ontheffing artikel 35 Alcoholwet

Deze is nodig als u tijdelijk zwak-alcoholhoudende dranken gaat schenken.

Melding of vergunning brandveilig gebruik gebouwen

Een melding is nodig als het gebouw niet bestemd is voor gebouwen. En er 50 bezoekers of meer tegelijk in het gebouw zijn. Een omgevingsvergunning brandveilig gebruik is nodig als:

  1. als er 50 personen of meer tegelijk in het gebouw zijn
  2. u bedrijfsmatig nachtverblijf verzorgt aan meer dan 10 personen
  3. u dagverblijf organiseert voor meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar
  4. u dagverblijf organiseert voor meer dan 10 personen met een verstandelijke of lichamelijke beperking

Deze melding of vergunning vraagt u aan via het omgevingsloket.

Ontheffing Wegenverordening

Er is een ontheffing nodig als een evenement op provinciale of rijkswegen is. Een ontheffing voor het gebruik van provinciale wegen vraagt u aan bij de provincie Groningen. Een ontheffing voor het gebruik van Rijkswegen vraagt u aan bij Rijkswaterstaat. 

Ontheffing Vaarwegenverordening

Er kan een ontheffing nodig zijn als een evenement op provinciaal vaarwater is. Meer informatie leest u op de pagina vaarwegen vergunningen van Provincie Groningen.

Omgevingswet in relatie tot natuur

Provincies bepalen voor hun gebied wat wel en niet mag in de natuur. Dit bepalen zij via nationale en internationale regels. Is het evenement in de buitenlucht? Dan krijgt de organisator mogelijk te maken met de regels over de natuur. Deze regels staan in de Omgevingswet. Er mogen geen negatieve effecten worden toegebracht aan vogels en beschermde dieren en planten.

AERIUS-berekening

Dit is een stikstofberekening. Hiermee krijgt de organisator en de overheid inzicht op de stikstofdepositie. En dus ook of het acceptabel is of dat er maatregelen genomen moeten worden. De berekening maak je via de AERIUS Calculator. Een organisator mag dit zelf doen. Er is wel enige technische kennis voor nodig.

Quickscan van de natuur

Een ecologische quickscan brengt de aanwezigheid van plant- en diersoorten in het evenementengebied in kaart. Het achterhaalt ook of de activiteit de soorten beïnvloedt. De Flora en Fauna scan bestaat uit bureau- en veldonderzoek. Het bureauonderzoek laat zien welke beschermde dier- en plantsoorten mogelijk aanwezig zijn in het evenementengebied. Het veldonderzoek controleert of ze ook echt voorkomen. De conclusie van het flora en fauna onderzoek wordt vastgelegd in een rapportage. Een uitkomst kan zijn dat in het evenementengebied geen beschermde soorten voorkomen. Dan is aanvullend onderzoek niet noodzakelijk. Een Quickscan mag alleen worden uitgevoerd door een gecertificeerd ecologisch adviseur. 

Wet- en regelgeving van de gemeente Westerkwartier

Contact

Heeft u vragen of wilt u bijvoorbeeld een afspraak inplannen voor een voorgesprek? Neem dan contact op via evenementen@westerkwartier.nl of bel naar 14 0594.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Vragen? Wij helpen u graag!

Heeft u een vraag, opmerking of suggestie? Wij zijn via de volgende kanalen te bereiken:

Anne KCC

Onze medewerkers helpen u graag.